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Sistema Administrativo WINNER - Mais informações
As características do Sistema Administrativo WINNER levam a empresa a organizar-se e o empresário a ter um controle das ocorrências do dia-a-dia. Uma característica importante e que minimiza o trabalho é o fato de o Sistema ter sido preparado para que um documento qualquer precise ser manipulado apenas uma vez e em seguida arquivado ou anexado a um relatório de conferência e em seguida arquivado. Todo o Sistema é totalmente integrado apesar de possuir módulos completamente independentes. Este recurso permite a empresa a fazer um departamento de crediário ou de entrega de mercadorias ou de orçamentos sem que os funcionários precisem ficar navegando nos módulos para encontrar a sua tarefa. O Sistema possui recurso de envio de mensagens entre os programas em uso de modo a permitir que os funcionários possam se comunicar sem precisar falar por ramais ou linhas comuns ou se locomovendo entre os departamentos. Recurso muito importante para empresas que possuem departamentos distantes uns dos outros e/ou que o ambiente é muito ruidoso. A seguir serão mencionados alguns pontos de importância do Sistema para explicar a segurança e a integração: Os cheques que são emitidos pela Empresa O controle dos cheques emitidos pela empresa controlam desde o Registro do Talão de Cheques até a impressão do cheque. Os podem ser emitidos para para: Suprimento de Caixa, Transferência de saldos, Pagamentos de diversas duplicatas de diversos fornecedores com um mesmo cheque, Pagamentos diversos. O Sistema faz um controle rígido da seqüência numérica dos cheques. Durante a emissão do cheque sempre é disponibilizado a possibilidade de datar o cheque para uma data futura e assim o programa permite o emissão de cheques pré-datados. O cancelamento de cheque só é permitido informando uma fonte de pagamento do cheque. Todas as operações registradas são concentradas no relatório "Movimento Analítico do Dia". A segurança das operações efetuadas com cheque é total, nada escapa ao controle do programa. Um empresário que tenha o hábito de conferir diariamente o movimento financeiro da empresa jamais será fraudado tendo em suas mãos o relatório de Cheques Emitidos, o Movimento Analítico do Dia e o Extrato bancário, mesmo que ele mantenha o talão de cheques assinado nas mãos do funcionário. O que é necessário é que o empresário tenha um conhecimento da rotina bancária quanto a compensação de cheques, mas é uma informação que facilmente se obtém com o gerente do banco onde mantém a conta da empresa. Vendas As vendas são originadas à partir do Controle de Pedidos de Clientes, do Terminal de Orçamentos, do Terminal de Caixa Fiscal ou no Controle de Notas Fiscais de Saídas. O Controle de Notas Fiscais de Saídas é pouco utilizado para esse fim, pois através dele se vai direto ao ponto, ou seja, a elaboração e a emissão da nota fiscal. É mais comum ser utilizado para imprimir a nota fiscal e a emissão de relatórios. Normalmente as vendas originam-se no Controle de Pedidos de Clientes, Terminal de Orçamentos ou Terminal de Caixa Fiscal e esses programas geram as notas fiscais. As vendas feitas pelo Controle de Pedidos de Clientes não baixam estoque, mas o sistema mantém em destaque as vendas feitas pelo programa. São consideradas vendas ainda não concluídas. As vendas feitas pelo Terminal de Orçamentos também não baixam estoque, mas o sistema também mantém em destaque as vendas feitas pelo programa. São consideradas vendas em andamento. As vendas feitas no Terminal de Caixa Fiscal baixam o estoque imediatamente. O sistema permite a emissão de notas fiscais de simples faturamento, que são notas emitidas apenas para tornar possível o recebimento do cliente e posterior entrega. A venda é considerada uma venda não concluída e as mercadorias não são baixadas no sistema, porém também são mantidas em destaque pelo Sistema. A conclusão da venda e a baixa no estoque é feita quando da emissão da nota fiscal de simples remessa que é emitida vinculada a nota fiscal de simples faturamento. Faturamento e recebimento de duplicatas Ao efetuar uma venda o programa gera uma nota fiscal que é ou não automaticamente faturada e gera a(s) duplicata(s) a ser(em) recebida(s). Todos os dados que são passíveis de alterações são controlados por rotinas especiais, o registro da duplicata nunca é entregue para ser editado. Exemplo: Para alterar o vencimento da duplicata existe a rotina chamada "Prorrogação de Vencimento", a qual somente é acessado por pessoa autorizada pelo Administrador da empresa. O sistema possui todos os recursos para atender a todas as necessidades em relação às duplicatas a serem recebidas:
Todas as operações que envolvem o movimento de duplicatas são concentradas num único relatório resumo do dia, onde será possível visualizar toda e qualquer ocorrência com as duplicatas. Todas as operações de recebimento sempre aparecerão no Movimento de Caixa ou no Movimento de Bancos também. Compras No Controle de Pedidos a Fornecedores originam-se as compras. As mercadorias após pedidas são mantidas sob destaque no estoque. A conclusão da compra se dá quando é feito o registro da nota fiscal de compras e durante o processo é citado o número do pedido. Durante o registro da nota fiscal o Sistema faz então a baixa do pedido, permite o registro do faturamento, gera as duplicatas a serem pagas e prepara-se para dar entrada da compra no estoque. O uso do módulo de Controle de Pedidos a Fornecedores não é obrigatório. A entrada definitiva da compra no estoque se dá após a conferência do relatório de movimento do dia, onde o programa calcula o preço de venda, baseado nos dados fornecidos durante o processo de cadastro das mercadorias, e o processamento das entradas. As notas fiscais após processadas não podem mais serem alteradas ou excluídas. Adotamos um método de trabalho para eliminar erros durante o processo de registro dos documentos fiscais que farão parte dos arquivos magnéticos que deverão ser enviados ao SINTEGRA. O propósito é eliminar erros de conferência prévia da nota, erros cometidos pelo fornecedor ou erros de registro do documento que podem trazer conseqüências desastrosas junto ao órgão de fiscalização estadual e federal. Faturamento e pagamento de duplicatas Durante o processo do registro da fatura são geradas as duplicatas a serem pagas. Não é permitido a edição do registro de duplicatas. Todo campo que pode ser alterado tem uma rotina que controla o acesso de pessoa autorizada. As duplicatas de fornecedores podem ser pagas, de forma totalmente integrada, em dinheiro, cheque da empresa ou cheque de terceiros. Pode ser utilizada mais de uma forma de pagamento para uma mesma duplicata. Também é possível utilizar mais de um cheque de terceiros para pagar a mesma duplicata. Toda a movimentação dos pagamentos aparecem nos relatórios que resumem os movimentos do caixa e de bancos. Entrada de Mercadorias O Sistema possui um módulo para o controle das mercadorias que chegam. O processo desenvolvido permite que um funcionário faça um registro "cego" das mercadorias através do leitor de código de barras, enquanto a nota fiscal é encaminhada para o departamento competente. Quando a nota fiscal é registrada o programa verifica se a mercadoria que está sendo registrada foi passada pelo leitor de código de barras. O módulo "Terminal de Entrada de Mercadorias" não é obrigatório, mas se o módulo de Terminal de Entrada de Mercadorias estiver instalado no Sistema, o registro da nota somente é possível após as mercadorias que estão contidas na mesma sejam passadas pelo leitor de código de barras. O processo tem o propósito de evitar que códigos de mercadorias e quantidades sejam registradas erradas, pois apesar de o funcionário que faz o registro da nota depender do trabalho do funcionário que passa as mercadorias pelo leitor de código de barras eles não precisam ter comunicação entre si. Os problemas que ambos tiverem somente quem pode resolver é o gerente do setor. Outros informações podem ser obtidas fazendo a sua pergunta por e-mail clicando aqui.
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