Por que a normalização do cadastro de produtos deixou de ser uma boa prática e passou a ser uma exigência estrutural do novo modelo fiscal.
Com a aprovação da Lei Complementar nº 214/2025 e a instituição do IBS e da CBS, o modelo fiscal brasileiro entra em uma fase de transição que, na prática, começará por onde sempre começa: pela Nota Fiscal eletrônica.
Ao mesmo tempo, vêm se intensificando discursos tranquilizadores, especialmente de alguns desenvolvedores de sistemas, no sentido de que “nada muda em 2026”, ou de que “as empresas do Simples Nacional não precisam se preocupar com a normalização do cadastro de estoque”.
O objetivo deste artigo é oferecer ao profissional da contabilidade uma análise técnica e jurídica que demonstre por que essa leitura é equivocada e por que a classificação adequada de produtos e serviços passará a ser, na prática, condição para emissão de NF-e válida.
1. O ponto jurídico central: obrigações acessórias na LC 214/2025
O cerne da discussão está no art. 348 da LC 214/2025, especialmente no seu §1º, que dispõe, em síntese, que o recolhimento do IBS e da CBS poderá ser dispensado em 2026, desde que cumpridas as obrigações acessórias previstas na legislação.
Assim, ainda que em 2026 não haja recolhimento pleno de IBS e CBS, a legislação deixa claro que o contribuinte:
- não está dispensado de prestar informações;
- não está dispensado de destacar tributos em documentos fiscais, quando exigido;
- não está dispensado de cumprir as novas obrigações acessórias associadas à Reforma.
Isso desloca o foco do “quanto será pago” para “quais informações precisarão ser prestadas” – e é exatamente aí que entra a necessidade de classificação dos produtos.
2. Classificação tributária: do CFOP ao c-ClassTrib
A LC 214/2025 estabelece um modelo de tributação baseado em um IVA dual, com incidência por operação, bem e serviço. A consequência lógica é que a identificação da natureza de cada operação passa a exigir um grau de padronização nacional maior do que aquele oferecido pelo tradicional CFOP.
Nos comunicados do Portal Único de Administração Tributária (PUAT) e em documentos de apoio à implementação, já está indicado que o CFOP será gradualmente substituído por um código nacional unificado de classificação tributária das operações, o chamado c-ClassTrib.
Esse código não se limita a uma descrição genérica: ele reflete o enquadramento jurídico-tributário da operação, considerando destino, natureza da mercadoria ou serviço, entre outros fatores.
Na prática, isso torna inviável a emissão de NF-e sem que haja, para cada item, uma classificação tributária padronizada.
3. Notas Técnicas, ENCAT e o novo leiaute da NF-e
As Notas Técnicas publicadas pelo ENCAT em 2024 e 2025 – a exemplo da NT 2025.002 v1.31 – têm como função principal ajustar o leiaute da NF-e/NFC-e para a nova realidade da Reforma Tributária.
Essas NTs:
- incluem novos campos no XML para IBS e CBS;
- preparam a estrutura técnica para recepção de códigos de classificação tributária unificada;
- definem novas regras de validação e rejeição de notas;
- sinalizam a extinção progressiva do CFOP em favor de um código nacional.
Embora algumas NTs ainda não tragam a tabela completa de classificação, a existência dos campos e das regras de validação é suficiente para concluir que:
sem o preenchimento adequado desses campos, a NF-e não será validada.
4. Lei, NT e validação SEFAZ: a sequência lógica
Para fins práticos, podemos resumir a sequência da seguinte forma:
- A Lei Complementar 214/2025 cria o IBS e a CBS, determina a incidência por operação e exige o cumprimento de obrigações acessórias.
- Regulamentos, ajustes e atos do PUAT/ENCAT definem as características do documento fiscal eletrônico e da apuração.
- As Notas Técnicas atualizam o leiaute da NF-e, criando campos e validações no XML.
- Os sistemas da SEFAZ passam a rejeitar documentos que não contenham as informações exigidas nos campos obrigatórios.
Nesse contexto, a normalização do cadastro de produtos e serviços deixa de ser uma mera “boa prática” para se tornar um requisito estrutural: sem ela, não há como preencher corretamente os campos exigidos pelo modelo nacional.
5. E o Simples Nacional? Está mesmo dispensado?
Uma das narrativas mais perigosas é a de que as empresas optantes pelo Simples Nacional “não precisam se preocupar”.
É fato que o próprio art. 348 prevê, em determinadas situações, a dispensa de recolhimento do IBS e da CBS para contribuintes do Simples durante o período de transição. No entanto, essa dispensa:
- não elimina a necessidade de emissão de NF-e em conformidade com o novo leiaute;
- não dispensa o cumprimento de obrigações acessórias relacionadas a declarações e destaques;
- não autoriza o contribuinte a ignorar campos obrigatórios do XML.
Em outras palavras: o Simples pode ter um tratamento diferenciado na apuração e no recolhimento, mas não está dispensado de adequar seus documentos fiscais eletrônicos às novas regras.
6. Implicações práticas para a contabilidade
Do ponto de vista do contador, isso significa que:
- os cadastros de produtos e serviços de seus clientes precisarão ser revistos e normalizados;
- os sistemas de emissão de NF-e precisarão estar aptos a trabalhar com IBS, CBS e c-ClassTrib;
- será necessário orientar os clientes, especialmente os do Simples, de que a “tranquilidade aparente” é enganosa;
- haverá risco concreto de rejeição de NF-e e autuação por obrigação acessória para quem não se adequar.
A atuação proativa do contador, aqui, deixa de ser apenas desejável e passa a ser estratégica para a continuidade operacional das empresas que dependem da emissão diária de notas fiscais.
7. Conclusão
A combinação entre a LC 214/2025, as Notas Técnicas do ENCAT, os comunicados do PUAT e o funcionamento do sistema de validação da SEFAZ leva a uma conclusão inequívoca:
a classificação tributária nacional dos produtos e serviços será requisito prático para emissão de NF-e a partir de 2026, e a normalização do cadastro de estoque é passo indispensável nesse processo.
Cabe ao profissional da contabilidade assumir seu papel de agente de orientação, esclarecendo que:
- NT não revoga lei;
- dispensa de recolhimento não significa dispensa de obrigação acessória;
- o momento de organizar os cadastros é antes da primeira rejeição de NF-e, e não depois.
Quanto mais cedo essa mensagem for levada aos clientes, especialmente aos optantes pelo Simples Nacional, menor será o impacto da transição no dia a dia fiscal e operacional.